Governancecode Woningcorporaties

Governance gaat over de wijze van besturen, de gedragscode en het toezicht dat daarbij hoort. Lefier onderschrijft de Aedescode (Aedes is de overkoepelende vereniging van woningcorporaties) en past de principes van de Governancecode Woningcorporaties toe bij de inrichting van de bestuurlijke organisatie. De Governancecode Woningcorporaties geeft weer hoe woningcorporaties denken over goed bestuur en toezicht en gaat hierbij onder meer in op voorbeeldgedrag, transparantie, maatschappelijke verbondenheid en goede risicobeheersing. Lefier ziet de Governancecode als een richtlijn voor de verbetering van haar kwaliteit, het afleggen van verantwoording en transparantie. In 2019 is binnen Lefier niet afgeweken van de Governancecode.

In november 2019 hebben VTW en Aedes een geactualiseerde versie van de Governancecode vastgesteld. Deze ligt in het verlengde van de Code 2016 en kent de volgende vijf principes:

1. Principe 1 Leden van bestuur en RvC hanteren waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht
2. Principe 2 Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af
3. Principe 3 Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak en daarop aanspreekbaar
4. Principe 4 Bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbende partijen
5. Principe 5 Bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan de activiteiten

Meer informatie over Corporate Governance vindt u op de website van Lefier.

Governancekader Lefier

Lefier stelt hoge eisen aan kwaliteit en professionaliteit van governance en hanteert een integraal governancekader. Dat betekent dat:

• de governance is vormgegeven conform moderne eisen aan goede governance;
• de governance is vastgelegd en transparant gemaakt in handzame documenten;
• governance is een onderwerp dat leeft bij alle intern betrokkenen, zij  hebben zich de principes van goede governance eigen gemaakt;
• de governance is terug te zien in opvattingen, houding en gedrag van bestuur, directeuren, leden van de raad van commissarissen en medewerkers.

Bestuur
Bestuursmodel

De bestuurder van Lefier is resultaatverantwoordelijk voor de gehele corporatie. Als eindverantwoordelijke ontwikkelt zij in samenspraak met de directeuren de strategische koers. De bestuurder realiseert de strategische positie, de maatschappelijke prestaties, de strategische doelen, de identiteit, de (financiële) continuïteit, verwerkelijkt de missie en is belast met de algehele leiding. De bestuurder stelt het beleid van de corporatie vast dat mede is ontwikkeld door de directeuren en toetst het beleid aan de strategische uitgangspunten en de regelgeving, met als doel het verwezenlijken van de missie en de strategische visie.

Reglement bestuur, reglement bestuur-directeuren

De taken en bevoegdheden van de bestuurder zijn vastgelegd in het reglement bestuur. Het reglement bestuur-directeuren bevat de taken en mandaten van de directeuren. In het reglement bestuur is ook een kader opgenomen voor de rolverdeling tussen bestuur, raad van commissarissen, audit & control en medezeggenschap (intern en extern). Het kader voldoet aan de eisen die hieraan gesteld worden door BTiV, Burgerlijk Wetboek, Woningwet, Wet op de Ondernemingsraden en Wet Huurder – Verhuurder.

Strijdige belangen

Elke vorm of schijn van belangenverstrengeling tussen Lefier en de bestuurder wordt vermeden. In 2019 was geen sprake van tegenstrijdige belangen met betrekking tot de bestuurder, zoals bedoeld in artikel 3.7 van de Governancecode Woningcorporaties.

OR-leden beseffen het niet altijd, maar zij zijn het geweten en het geheugen van een bedrijf, de luis in de pels en een cultuurdrager. Het is belangrijk om met elkaar te praten over wat er goed en slecht gaat in het bedrijf en wat beter moet. Maar zonder helder omschreven rechten slaat de vrijblijvendheid toe. Dat verwoordde OR-lid Henk van Petten al in 1957 bij de installatie van de OR van Albert Heijn. Namens de gekozen leden zei hij: “Niemand zegt boven de wieg van een pasgeboren baby: ´Dat wordt een mislukking.´ Wanneer we de OR zien als een harmonisch orkest, waarbij de dirigent en de orkestleden hun uiterste best doen een goed concert te geven, dan heeft de OR wel degelijk zin. Wij leden van de OR willen onze dirigent dan ook vragen: Wij zullen onze uiterste best doen om het samenspel met u te leren, maar geef ons dan ook een goed instrument om het te leren en geen fluit met één of twee tonen.”

In 2020 bestaat de Wet op de ondernemingsraden 70 jaar. Terugkijkend op 2019, heeft de motivatie waarmee deze wet toentertijd is ingediend nog steeds niet aan kracht ingeboet.

Terugblik 2019

2019 was een stormachtig jaar waarin veel zaken de revue passeerden. Eén daarvan is dat de beoogde OR-verkiezingen in maart 2019 niet doorgingen. Er waren niet genoeg kandidaten vanuit het bedrijf en vakbonden.

Ook als OR moesten wij meebewegen op de economische, politieke, maar ook op bedrijfsmatige conjunctuurgolven. Het was een jaar met grote tegenstellingen en een enerverend krachtenveld. We hebben afscheid moeten nemen van een groep collega’s Verhuurmakelaars waarmee ook een persoonlijke band was opgebouwd. Dit is de organisatie, maar ook de individuele leden van de OR, niet in de koude kleren gaan zitten.

Het was ook het jaar dat wij intensief en op een goede en constructieve manier samenwerkten met onze interim-bestuurder Margriet Drijver. Wij waren het niet altijd met elkaar eens, maar dat hoeft en moet ook niet. Juist door tegenstellingen komt een gezonde discussie op gang. De discussies zijn steeds met respect voor elkaar en voor elkaars standpunt gevoerd.

We zijn in 2019 gestart met het herstellen van de relatie met de vakbonden. Dat was nodig, omdat wij in 2018 lijnrecht tegenover elkaar stonden en van mening verschilden over de invulling van de ‘zekerheden’ die werden benoemd in de Ontwikkelfaciliteiten. De toenmalige bestuurder zag samen met de OR deze weeffout en trok de bestuurlijke verantwoordelijkheid naar zich toe. In overleg met de OR zijn de zekerheden uit de Ontwikkelfaciliteiten weggehaald. Deze aanpassing was het vertrekpunt voor de georganiseerde rondetafelgesprekken begin 2019. Door deze rondetafelgesprekken werd de directie ook zichtbaarder en aanspreekbaar voor de medewerkers van Lefier.

De verstandhouding tussen OR en de vakbonden is mede daardoor weer genormaliseerd. Zo konden we samen oog blijven houden voor de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt en binnen Lefier. Wij trokken gezamenlijk op in het optimalisatie- en reorganisatietraject Verhuurmutatie- en incassoproces, ieder vanuit zijn eigen verantwoordelijkheid.

In het voorjaar van 2019 beëindigde Conchita Abdoelsaboer haar werkzaamheden als ambtelijk secretaris voor de OR. Ze koos voor een andere richting binnen Lefier. De OR bedankt haar voor haar waardevolle bijdrage aan de ontwikkeling van de OR en haar betrokken inzet. Per 1 april 2019 startte Annemarie Zieck als nieuwe ambtelijk secretaris.

In 2019 overlegden we negen keer met de bestuurder en drie keer met een delegatie van de Raad van Commissarissen.
Naast de advies- en instemmingsaanvragen besteedden we veel aandacht aan het optimalisatie- en reorganisatietraject Verhuurmutatie- en incassoproces en wat dit in onze organisatie teweeg bracht.

Adviesaanvragen

In 2019 bracht de OR over de volgende onderwerpen advies uit aan de bestuurder:

- Profiel bestuurder

- Kaderbrief 2020-2029

- Benoeming bestuurder

- Plan van Aanpak Verhuurmutatieproces

- Reorganisatie Verhuurmutatie- en Incassoproces

- Kaders ontwikkeling MADS (management-assistentes en directie-secretaresses)

Instemmingsverzoeken

Naast het behandelen van adviesaanvragen stemden we in 2019 in met drie instemmingsverzoeken:

• Werving & Selectie
• Risico Inventarisatie en Evaluatie
• Kwaliteitsmonitoring KCC

De OR kreeg nog twee andere instemmingsverzoeken voorgelegd: Secundaire arbeidsvoorwaarden en Ontwikkelfaciliteiten. Gedurende het proces en in overleg met de bestuurder constateerden we dat deze instemmingsverzoeken een andere kwalificatie hebben gekregen, waardoor ze niet meer instemmingsplichtig zijn.

Vooruitblik 2020

We beginnen het jaar 2020 met het verwelkomen van ons nieuwe OR-lid Janna Speelman en onze nieuwe bestuurder Elles Dost. Margriet Drijver zal zaken in een overdrachtsdossier aan haar overgedragen, waarmee de continuïteit van ingezette stappen is gewaarborgd.

2020 wordt hèt jaar van de afronding van het Doorontwikkelplan 2016-2020 èn het jaar van de implementatie van het Verhuurmutatieproces.

Wij zien als een belangrijke taak voor de nieuwe bestuurder om het directieteam samen te stellen en verder te gaan bouwen aan de organisatie. In het voorjaarsoverleg artikel 24 spreken we met een afvaardiging van de Raad van Commissarissen en de bestuurder. Op de agenda staan de doorontwikkelkoers van Lefier na 2020 en de daarbij behorende adviesaanvragen en instemmingsverzoeken.

Een van de uitdagingen voor 2020 is hoe we de medezeggenschap binnen Lefier gaan waarborgen voor de toekomst, zodat de Wet op de Ondernemingsraad ook na 70 jaar nog steeds waardevol is voor Lefier.

De raad besteedde in 2019, net als in 2018, veel tijd aan een aantal dossiers die meerjarig aandacht vragen om zaken goed te volgen en te borgen. De wisselingen in de bestuur en directie van Lefier waren aanleiding en reden om de koers van de organisatie te beschouwen en met het inzicht dat dat opleverde, erop toe te zien dat deze op een aantal punten aangescherpt werden.

De raad kwam één keer bijeen in een gezamenlijke studiebijeenkomst over vastgoedsturing, één keer voor de zelfevaluatie, vijf keer in een formele RvC-vergadering en drie keer in een extra overleg. Bij deze bijeenkomsten bespraken we de ontwikkeling van de Lefier-organisatie, het waarborgen van de financiële continuïteit, de reorganisatie van het verhuurproces, klantgericht werken en de digitalisering van dienstverlening, de relatie met stakeholders, de verduurzaming van de woningvoorraad en de werving en selectie van de nieuwe bestuurder. Het toezicht- en toetsingskader was steeds leidend bij de vele thema’s die via de agenda van de raad zijn besproken en waar besluiten over zijn genomen.

De voorgenomen verkoop van het Pepergasthuis in Groningen was regelmatig onderwerp van gesprek tussen bestuurder en raad. De politieke gevoeligheid van deze verkoop en het debat dat daarbij ontstond, verhouden zich lastig tot de rol van een in beginsel apolitieke organisatie als een woningcorporatie, die handelt binnen de grenzen van een vastgesteld wettelijk kader. We vervulden ook onder die omstandigheden de rol van klankbord voor de bestuurder. Daarbij toetsten we ideeën en handelen steeds vanuit de uitgangspunten van goed bestuur, consistentie en een zuiver moreel kompas.

Jaarlijks evalueert de raad het eigen doen en laten. In 2019 gebeurde dat op 1 maart. Voorafgaand vond een governancecheck plaats. Daarbij wordt het doen en laten van de raad getoetst aan het eigen governance- en toezichtkader, de Governancecode en de relevante delen van de Woningwet. Ook is gekeken naar de verdeling in kennis en competenties, zoals vastgelegd in de door de Autoriteit Woningcorporaties ontwikkelde competentiematrix. In tegenstelling tot 2018, kwam de zelfevaluatie zonder externe begeleiding tot stand. Het gesprek bracht verder focus aan in het proces van teamvorming in de raad en het bevorderen van het open gesprek met niet alleen de bestuurder, maar ook de drie directeuren. Terugkijkend op 2019 ervaart de raad een duidelijk positieve ontwikkeling in de openheid en toegenomen ruimte voor actief toezicht en de klankbordrol. De wijze waarop Margriet Drijver als interim-bestuurder daarin opereerde, heeft de raad als zeer positief ervaren. Ook heeft de raad gezien dat bestuur, directie en management gezamenlijk investeerden in een Comeniusleergang. Deze bevorderde de onderlinge verbinding en droeg bij aan het voeren van open en eerlijke gesprekken, of, in de woorden van Comenius, ‘het vrijmoedig spreken’.

Het voeren van open en eerlijke gesprekken was ook nodig, omdat in de loop van 2019 de tussentijdse rapportages tot twee keer toe stevige tegenvallers lieten zien. Bovendien bleek er in het voorjaar een reorganisatie in het verhuurproces noodzakelijk. 2019 liet zien dat Lefier voor het behalen van de hoge volkshuisvestelijke ambities (lage woonlasten, hoge investeringen) harder moet werken aan kostenbewustzijn. We zien hierin een duidelijke omslag in de organisatie en bij management en directie. We hebben vertrouwen dat de gemaakte keuzes ertoe leiden dat Lefier vanaf 2020 op het kostenniveau zit dat past bij de doelstellingen uit het Doorontwikkelplan 2016-2020. Het afgelopen jaar bracht ook bij Lefier een zeer gewenste verandering in mindset richting kostenbewustzijn en klantgerichtheid.

Per 7 april 2020 is de heer Wichert van Olst als opvolger van de heer van Kesteren tot de RvC is toegetreden.

In 2019 was er twee keer overleg conform artikel 24 WOR tussen RvC (commissie bestuurszaken), OR en bestuurder, waarbij we de ontwikkeling van de organisatie bespraken en beelden uitwisselden.

In 2019 sprak de RvC ook regelmatig met de huurdersorganisaties. Zo waren we in maart als toehoorder bij het reguliere bestuurlijk overleg over de jaarlijkse Kaderbrief. In juli nam een delegatie van de RvC deel aan een informeel overleg tussen huurdersorganisaties, bestuur/directie en een delegatie van de RvC.

Tot slot maakte de commissie maatschappelijk presteren in de laatste maanden van 2019 weer een start met de periodieke ronde langs de afzonderlijke huurdersorganisaties.

In 2019 is ook het proces van werving en selectie van de nieuwe bestuurder doorlopen. Het leidde tot de benoeming van Elles Dost met ingang van 1 januari 2020. Het proces bood de raad gelegenheid om uitvoerig in gesprek te gaan met OR, huurdersorganisaties, wethouders, directie, management en adviseurs bij Lefier. Deze gesprekken vertaalden we in een profiel dat het volgende centraal stelt:

• Verbinden, binnen én buiten de organisatie, zichtbaarheid en benaderbaarheid
• Maatschappelijke bewogenheid
• Goede politieke antenne
• Focus op het verbeteren van de bedrijfsvoering
• Achtergrond in de volkshuisvesting en wortels in het noorden als belangrijke pre

Dit profiel is voor advies voorgelegd aan zowel OR als huurdersorganisaties. De selectiegesprekken vonden plaats in twee gemengde commissies van RvC, OR, directie en stafmanagers. De conclusie was een unanieme wens om Elles Dost te kiezen als de nieuwe bestuurder. De manier waarop dit proces is doorlopen en de uitkomst ervan, geeft de raad vertrouwen dat Lefier onder leiding van Elles Dost de door Margriet Drijver ingezette lijn voortzet en ervoor zorgt dat Lefier klaar is voor het volgende decennium.

Beoordeling en bezoldiging bestuur

De Raad van Commissarissen is verantwoordelijk voor het toezicht op het functioneren van het bestuur van Lefier. Daaronder valt ook de jaarlijkse evaluatie en beoordeling van het functioneren van het bestuur en, indien nodig, de benoeming, schorsing en het ontslag van het bestuur. De commissie bestuurszaken vervult primair deze rol. In het kader van de beoordeling van de bestuurder haalt de commissie wisselend intern en extern feedback over de bestuurder op. In 2019 heeft geen bestuursbeoordeling plaats gevonden, omdat Margriet Drijver een interim-bestuurder was.

Bezoldiging bestuur

Voor Lefier is de Wet normering topinkomens (WNT) leidend. Een toelichting op de bezoldiging van de bestuurder op grond van de WNT staat in de toelichting van de enkelvoudige jaarrekening.

Onafhankelijkheid en integriteit Raad van Commissarissen

De leden van de Raad van Commissarissen zijn onafhankelijk en opereren zonder last of ruggespraak. Zij hebben op geen enkele wijze belangen in de Stichting Lefier. De Raad van Commissarissen bewaakt het principe van onafhankelijkheid volgens de criteria in de Governancecode Woningcorporaties, bepaling 3.27 en de Woningwet, artikel 30.5 en 30.6.

De toezichthouders hebben deze criteria onderling besproken en mondeling gecontroleerd, zowel bij de RvC-leden als bij het bestuur. Hieruit bleek dat er geen sprake is van (transacties met) tegenstrijdige belangen waarbij toezichthouders of bestuurders betrokken zijn (geweest).

Honorering RvC

De honorering van de RvC is gekoppeld aan de zwaarte van de functie van de afzonderlijke leden van de RvC, rekening houdend met maatschappelijke waarden en normen. Voor 2019 is de honorering als volgt vastgesteld:

• Leden Raad van Commissarissen: € 14.460,- excl. BTW
• Voorzitter Raad van Commissarissen: € 21.780 excl. BTW.

Dit is binnen de maximale bezoldiging volgens WNT-regelgeving en het Besluit honoreringen toezichthouders van de Vereniging Toezichthouders Woningcorporaties.

Declaraties RvC

De leden van de Raad van Commissarissen hebben in 2019 de volgende declaraties ingediend voor reiskosten, parkeergelden en opleidingen:

In de statuten van Lefier is vastgelegd dat het bestuur jaarlijks een volkshuisvestingsverslag en een jaarrekening oplevert, die moeten voldoen aan de voorschriften die ter zake voor toegelaten instellingen van de Woningwet gelden.

De raad van commissarissen (RvC) verleent de opdracht tot controle van de jaarrekening van de stichting. Deze opdracht wordt gegeven aan een door de RvC aangewezen accountant.
Het jaarverslag en het volkshuisvestingsverslag moeten worden vastgesteld door het bestuur en vervolgens ter goedkeuring worden voorgelegd aan de raad van commissarissen.
 

Het bestuur stelt jaarlijks de jaarrekening op, vaststelling van de jaarrekening geschiedt door de raad van commissarissen. Vaststelling en goedkeuring door de bestuurder en de RvC vindt niet plaats tot het moment dat zij kennis hebben genomen van de bevindingen van de accountant.
 

Het bestuur van Lefier heeft de jaarrekening 2019 opgemaakt en heeft het jaarverslag 2019 vastgesteld. Het bestuur van Lefier verklaart dat alle middelen in het verslagjaar zijn besteed in het belang van de volkshuisvesting.

De leden van de raad van commissarissen van Lefier verklaren kennis te hebben genomen van het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening en de daarbij behorende door de accountant afgegeven goedkeurende controleverklaring.

De raad van commissarissen heeft goedkeuring verleend aan het jaarverslag en heeft besloten om de jaarrekening vast te stellen.

Groningen, 20 april 2020
 

E.V. Koenen (Eric) (M)

 

H. Donkervoort (Ineke) (V)

 

L.T. van Bloois (Leendert) (M)

 

W. van Olst (Wichert) (M)
 

W. van Gent (Ineke) (V)